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Quasi un mese fa, su questo blog, avevo introdotto l’argomento "comunicati stampa"; ora è venuto il momento di entrare nello specifico. Iniziamo col dire che il comunicato stampa deve (o meglio dovrebbe) essere redatto e fatto "uscire" dall’uffico stampa (o relazioni esterne) di ogni azienda o dall’agenzia preposta che compie il "servizio" per conto ed a nome dell’azienda. Sembra banale questa introduzione, ma fidatevi che non è così; sono arrivato alla conclusione di scrivere questo post proprio perchè mi trovo spesso a leggere (pseudo) comunicati stampa scritti sicuramente da persone che non hanno gli strumenti adatti per farlo.

Il problema degli uffici stampa, sono gli uffici stampa stessi; negli anni si è venuta sedimentando (solo in Italia) la brutta abitudine di pensare che per lavorare negli uffici stampa bastasse saper scrivere in un buon italiano; importante, ma non fondamentale. Se ci sono master o istituti di specializzazione post laurea specializzati in "Ufficio Stampa" ci sarà un motivo, o no? Occorrono una predisposizione di base a mantenere rapporti amicali/professionali con giornalisti e colleghi, bisogna saper "maneggiare" gli strumenti necessari a redigere un comunicato che dovrà essere letto ( e già è un’impresa), pubblicato (auspicato) e deve attrarre il lettore (situazione di lavoro ben fatto). Inizierò ora quindi a descrivere le funzioni dell’ufficio stampa.

L’ufficio stampa è la struttura preposta alla gestione dei rapporti con i media, organizza le informazioni da e per i media. Il responsabile dell’Ufficio stampa deve essere in grado di selezionare, filtrare e sintonizzare il flusso d’informazioni provenienti dall’organizzazione in funzione delle esigenze dei media. Il rapporto con i media non si basa solo sulle relazioni personali ma soprattutto sulla professionalità e sulla conoscenza degli strumenti di comunicazione. Compiti dell’Ufficio Stampa sono principalmente:

1. favorire l’azienda nel raggiungimento della sua missione e dei suoi obiettivi istituzionali
2. rafforzare il prestigio
3. aumentare l’influenza
4. costruire un’immagine positiva dell’organizzazione
5. consolidarla con il passare del tempo
6. favorire l’incremento del business

Quindi le motivazioni che spingono un’azienda alla creazione di un ufficio stampa sono principalmente quelle di "comunicare e far comunicare l’azienda".

Le funzioni dell’ufficio stampa le possiamo dividere in:

Strategia:

1. selezionare il flusso di informazioni provenienti dall’azienda o dall’organizzazione e tradurle in notizie interessanti per i media
2. valorizzare l’informazione d’impresa confezionando notizie a misura di media
3. dirigere il flusso della comunicazione
4. monitorare le notizie di maggiore interesse sulla stampa
5. interpretare le strategie di comunicazione adottate dai concorrenti
6. divenire il punto di riferimento per l’organizzazione in relazione al mondo dei media
7. conoscere i cambiamenti nel panorama editoriale
8. captare la percezione dell’immagine dell’azienda o dell’organizzazione da parte dei giornalisti

Scrittura:

1. redigere i comunicati stampa
2. elaborare i contenuti della cartella stampa
3. preparare i materiali informativi/dossier
4. redigere i testi per audiovisivi e supporti multimediali
5. elaborare testi per siti internet, newsletter, house organ

Organizzare:

1. coordinare la struttura dell’ufficio stampa
2. organizzare conferenze stampa
3. organizzare seminari d’aggiornamento, press tour, incontri stampa
4. pianificare interviste
5. predisporre la rassegna stampa
6. leggere attentamente i giornali
7. mettere a punto l’archivio

Relazioni pubbliche:

1. sviluppare rapporti diretti con i giornalisti
2. partecipare a convegni/incontri strumentali per la propria attività

Aggiornamento:

1. informarsi costantemente sulle novità